Soziale Stiftungen gehen sorgfältig mit ihren Mitteln um. Umso ärgerlicher ist es, wenn Software zwar Budget beansprucht, im Alltag aber kaum entlastet. Häufig liegt das nicht an mangelndem Engagement oder an einer grundsätzlich schlechten Lösung. Viel öfter führen verständliche, aber folgenschwere Entscheidungen zu unnötigem Aufwand.
Die folgenden fünf Fehler begegnen uns besonders oft. Wer sie früh erkennt, kann Kosten besser steuern, Mitarbeitende entlasten und eine digitale Grundlage schaffen, die wirklich zur Institution passt.
Fehler 1: Eine Software wird nach Funktionen statt nach Abläufen ausgewählt
Lange Funktionslisten vermitteln Sicherheit. Doch eine Lösung kann auf dem Papier alles bieten und trotzdem im entscheidenden Moment umständlich sein. Wenn eine Fachperson für einen Journaleintrag mehrere Masken öffnen muss oder eine Auswertung zuerst über Excel zusammengesetzt wird, nützt das gesetzte Häkchen im Anforderungskatalog wenig.
Was dieser Fehler kostet
mehr Klicks und längere Bearbeitungszeiten bei häufigen Aufgaben,
zusätzliche Listen und Nebenlösungen ausserhalb der Software,
Frust und sinkende Datenqualität, weil Mitarbeitende Umwege suchen.
So vermeidest du ihn
Definiere fünf bis acht typische Arbeitssituationen und lass sie in der Demo vollständig zeigen. Entscheidend ist nicht nur, ob etwas möglich ist, sondern wie verständlich, schnell und zuverlässig es erledigt werden kann.
Fehler 2: Die späteren Nutzenden werden zu spät einbezogen
Eine kleine Führungs- oder Projektgruppe kann eine Auswahl effizient vorbereiten. Wird die Perspektive der Fachpersonen jedoch erst kurz vor der Einführung eingeholt, fehlen wichtige Details aus dem Alltag. Gleichzeitig entsteht leicht der Eindruck, die neue Software werde dem Team einfach übergestülpt.
Was dieser Fehler kostet
späte Änderungswünsche und teure Nachkonfiguration,
mehr Schulungs- und Unterstützungsaufwand,
geringere Akzeptanz und länger laufende Parallellösungen.
So vermeidest du ihn
Bilde ein kompaktes Kernteam mit unterschiedlichen Rollen. Ergänze es durch kurze Interviews, Prozessbeobachtungen oder Testgruppen. Dabei geht es nicht um eine Abstimmung über jeden Detailwunsch, sondern um echte Einblicke, verständliche Prioritäten und tragfähige Entscheidungen.
Fehler 3: Datenmigration und Schnittstellen werden vertagt
«Das klären wir später» ist bei Daten besonders riskant. Erst kurz vor dem Start zeigt sich dann, dass Stammdaten mehrfach vorhanden sind, Felder unterschiedlich verwendet wurden oder eine erwartete Schnittstelle nur einen Teil des Prozesses abdeckt.
Was dieser Fehler kostet
manuelle Bereinigung unter Zeitdruck,
Verzögerungen und längerer Parallelbetrieb,
doppelte Erfassung und Unsicherheit darüber, welches System führend ist.
So vermeidest du ihn
Erstelle früh eine Übersicht der bestehenden Systeme, Dateien und Datenbestände. Lege fest, was übernommen, archiviert, bereinigt oder bewusst weggelassen wird. Beschreibe für jede Schnittstelle konkret, welche Daten in welche Richtung fliessen und welches System für sie verantwortlich bleibt.
Fehler 4: Nur der Lizenzpreis wird verglichen
Lizenzpreise lassen sich leicht gegenüberstellen. Die grössten Aufwände entstehen jedoch oft an anderer Stelle: Projektleitung, Datenbereinigung, Schnittstellen, Schulungen, Support oder individuelle Anpassungen. Auch eine scheinbar günstige Insellösung wird teuer, wenn Informationen dauerhaft manuell übertragen werden müssen.
Was dieser Fehler kostet
Budgetüberschreitungen während der Einführung,
dauerhafte interne Aufwände, die in keinem Angebot erscheinen,
Abhängigkeit von teuren Sonderentwicklungen.
So vermeidest du ihn
Vergleiche die Gesamtkosten über mehrere Jahre. Berücksichtige Einführung, Migration, Betrieb, Support, Weiterentwicklung sowie realistisch geschätzte interne Arbeitszeit. Stelle diesen Kosten den erwarteten Nutzen gegenüber – etwa weniger Mehrfacherfassung, kürzere Suchzeiten und verlässlichere Auswertungen.
Fehler 5: Der Go-live wird als Ziel statt als Anfang verstanden
Nach Monaten intensiver Projektarbeit fühlt sich der Start verständlicherweise wie die Ziellinie an. Für die Organisation beginnt dann aber erst die entscheidende Phase: Routinen müssen sich festigen, Fragen auftauchen dürfen und Konfigurationen werden aufgrund echter Erfahrungen verbessert.
Was dieser Fehler kostet
uneinheitliche Nutzung in verschiedenen Teams,
alte Listen und Ablagen bleiben unnötig bestehen,
Probleme werden zu Dauerzuständen, weil klare Zuständigkeiten fehlen.
So vermeidest du ihn
Plane bereits vor dem Start feste Ansprechpersonen, Auffrischungsschulungen und kurze Auswertungen nach einigen Wochen und Monaten ein. Bestimme, wer Rückmeldungen priorisiert, Prozesse pflegt und mit dem Anbieter die Weiterentwicklung koordiniert.
Digitalisierung spart nicht automatisch Zeit. Sie schafft dann Freiräume, wenn Prozesse, Verantwortlichkeiten und Software konsequent zusammenspielen.
Frühwarnzeichen: Wo lohnt sich ein genauer Blick?
Nicht jede Excel-Datei ist ein Problem und nicht jeder manuelle Schritt muss automatisiert werden. Häufen sich jedoch die folgenden Signale, lohnt sich eine gemeinsame Bestandsaufnahme:
Dieselben Informationen werden in mehreren Systemen gepflegt.
Auswertungen hängen von einzelnen Personen und manuellen Dateien ab.
Mitarbeitende umgehen die Software, weil der vorgesehene Ablauf zu kompliziert ist.
Berechtigungen werden unregelmässig oder nur auf Zuruf angepasst.
Niemand fühlt sich für die gesamte Softwarelandschaft verantwortlich.
Kleine Klarheit, grosse Wirkung
Die meisten dieser Fehler lassen sich nicht mit mehr Technik vermeiden, sondern mit klaren Fragen und früh getroffenen Entscheidungen. Wer Abläufe sichtbar macht, Fachpersonen einbezieht, Datenflüsse klärt und die Einführung als Veränderungsprozess versteht, schützt Budget und Arbeitszeit zugleich.
Wenn du vor einer Softwareentscheidung stehst, hilft dir auch unser praxisnaher Leitfaden zur Softwarewahl. Oder du sprichst mit uns über eure aktuelle Situation – offen, unverbindlich und ohne unnötigen Fachjargon.
