Eine neue Software begleitet eine soziale Institution oft über viele Jahre. Sie prägt, wie Fachpersonen dokumentieren, wie Teams Informationen austauschen und wie Leitungspersonen den Überblick behalten. Entsprechend gross ist die Verantwortung bei der Auswahl – und verständlicherweise auch die Unsicherheit.
Die gute Nachricht: Du musst nicht von Anfang an jedes technische Detail kennen. Eine tragfähige Entscheidung entsteht vor allem dann, wenn Ziele, Arbeitsalltag und Verantwortlichkeiten klar sind. Dieser Leitfaden zeigt dir Schritt für Schritt, worauf es bei der Softwarewahl für soziale Institutionen ankommt.
1. Beginne mit dem Ziel – nicht mit einer Funktionsliste
Viele Auswahlprozesse starten mit einer langen Liste möglicher Funktionen. Das wirkt gründlich, führt aber schnell zu einem Vergleich von Details, bevor das eigentliche Problem verstanden ist. Formuliere deshalb zuerst, was sich für Mitarbeitende, Klientinnen und Klienten sowie die Organisation verbessern soll.
Mögliche Ziele sind beispielsweise:
weniger doppelte Erfassung und manuelle Übertragung,
eine verlässliche und einheitliche Falldokumentation,
schnellerer Zugriff auf relevante Informationen,
klar geregelte Rollen und Zugriffsrechte,
weniger Abhängigkeit von Excel-Dateien, Papier und Einzelwissen,
bessere Grundlagen für Berichte, Planung und Auswertungen.
Ein gutes Ziel ist konkret genug, um später überprüft zu werden. Statt «Wir wollen digitaler werden» hilft etwa: «Ein Verlaufsbericht soll ohne erneutes Zusammentragen von Informationen erstellt werden können.»
2. Beziehe die richtigen Menschen früh ein
Software wird nicht von Organigrammen genutzt, sondern von Menschen mit unterschiedlichen Aufgaben. Eine kleine, gut zusammengesetzte Projektgruppe verhindert blinde Flecken und stärkt die Akzeptanz. Neben der Leitung sollten deshalb Fachpersonen aus dem Alltag, Administration, IT und – wo sinnvoll – Qualitätsmanagement oder Datenschutz vertreten sein.
Wichtig ist dabei nicht, jeden Wunsch ungefiltert in den Anforderungskatalog aufzunehmen. Die Projektgruppe soll typische Abläufe sichtbar machen, Prioritäten klären und Entscheidungen nachvollziehbar in die Teams zurücktragen.
3. Beschreibe reale Arbeitssituationen
Abstrakte Anforderungen wie «modern», «flexibel» oder «benutzerfreundlich» lassen sich kaum vergleichen. Aussagekräftiger sind konkrete Szenarien aus dem Alltag. Sie zeigen, ob eine Lösung einen Prozess wirklich unterstützt oder nur auf dem Papier überzeugt.
Geeignete Testszenarien könnten so aussehen:
Eine neue Klientin wird aufgenommen und die Zuständigkeiten werden eingerichtet.
Eine Fachperson dokumentiert unterwegs einen relevanten Verlauf.
Eine Stellvertretung benötigt rasch die wichtigsten Informationen zu einem Dossier.
Die Leitung erstellt eine Auswertung für einen bestimmten Zeitraum oder ein Angebot.
Eine Mitarbeiterin wechselt das Team und ihre Berechtigungen müssen angepasst werden.
Bitte Anbieter in einer Demo, genau diese Situationen zu zeigen. So erkennst du schneller, wie viele Schritte nötig sind, wie verständlich die Oberfläche wirkt und wo weiterhin manuelle Umwege entstehen.
4. Ordne Anforderungen nach Muss, Soll und Kann
Keine Software erfüllt jeden denkbaren Wunsch gleich gut. Eine klare Priorisierung schützt davor, dass selten genutzte Spezialfunktionen wichtiger werden als die tägliche Arbeit. Teile Anforderungen deshalb in drei Gruppen ein:
Muss: Ohne diese Anforderung kann die Institution ihre fachlichen, betrieblichen oder rechtlichen Aufgaben nicht zuverlässig erfüllen.
Soll: Diese Funktion bringt einen klaren Nutzen, ist aber für den Start nicht zwingend.
Kann: Diese Möglichkeit wäre angenehm, darf die Entscheidung aber nicht dominieren.
Halte die Muss-Liste bewusst kurz. Je länger sie wird, desto eher schliesst sie sinnvolle Lösungen aus oder führt zu teuren Sonderentwicklungen.
5. Prüfe die Kriterien, die langfristig zählen
Neben den fachlichen Funktionen entscheiden einige grundlegende Eigenschaften darüber, ob die Software im Alltag trägt.
Benutzerfreundlichkeit
Häufige Aufgaben sollten verständlich und mit wenigen Schritten möglich sein. Achte besonders auf Gelegenheitsnutzende, neue Mitarbeitende und mobile Arbeitssituationen. Eine kurze Schulung kann Prozesse erklären; sie sollte keine komplizierte Bedienung kaschieren müssen.
Datenschutz und Berechtigungen
Soziale Institutionen bearbeiten sensible Informationen. Kläre, wo Daten gespeichert werden, wie Zugriffe gesteuert werden, ob Änderungen nachvollziehbar sind und wie Ein- und Austritte abgebildet werden. Mehr zu diesen Grundlagen findest du auf unserer Seite zu Governance und Sicherheit.
Anpassbarkeit ohne Sonderlösungsfalle
Die Software sollte Begriffe, Angebote, Rollen und relevante Felder deiner Institution abbilden können. Gleichzeitig braucht es eine stabile gemeinsame Basis. Prüfe deshalb, was konfiguriert werden kann, wo individuelle Entwicklung nötig wäre und wie Updates langfristig gewährleistet bleiben. Wie dieser Mittelweg aussehen kann, zeigen wir unter Individualisierung.
Schnittstellen und Datenübernahme
Kläre früh, welche Systeme angebunden werden müssen und welche Daten aus der bisherigen Lösung übernommen werden sollen. Frage nicht nur, ob eine Schnittstelle grundsätzlich möglich ist, sondern welche Informationen in welche Richtung, wie häufig und mit welcher Verantwortung übertragen werden.
Einführung, Support und Weiterentwicklung
Eine gute Lösung umfasst mehr als die Software selbst. Lass dir erklären, wie Projektleitung, Konfiguration, Migration, Schulung und Support organisiert sind. Ebenso wichtig: Wie nimmt der Anbieter Rückmeldungen auf, wie transparent ist die Weiterentwicklung und wer hilft bei fachlichen Fragen nach dem Start?
6. Vergleiche die Gesamtkosten statt nur die Lizenz
Ein niedriger Lizenzpreis kann teuer werden, wenn Einführung, Schnittstellen, Anpassungen oder interner Aufwand unterschätzt werden. Vergleiche Angebote deshalb über einen realistischen Zeitraum und berücksichtige mindestens:
einmalige Projekt-, Konfigurations- und Migrationskosten,
laufende Lizenz-, Hosting-, Wartungs- und Supportkosten,
Kosten für Schnittstellen und spätere Anpassungen,
internen Aufwand für Projektteam, Datenbereinigung und Schulung,
den Aufwand, der durch Medienbrüche und Parallelbetrieb bestehen bleibt.
Neben den Kosten gehört auch der erwartete Nutzen in die Entscheidung: eingesparte Zeit, bessere Informationsqualität, weniger Fehler und verlässlichere Abläufe.
7. Triff die Entscheidung nachvollziehbar
Nutze für die engere Auswahl eine einfache Bewertungsmatrix mit wenigen gewichteten Kriterien. Ergänze Zahlen immer mit Beobachtungen aus den Demos und Rückmeldungen der späteren Nutzenden. Eine Punktzahl allein ersetzt keine Diskussion, macht Prioritäten und Zielkonflikte aber sichtbar.
Die beste Software ist nicht die mit den meisten Funktionen. Es ist die Lösung, die eure wichtigsten Abläufe zuverlässig unterstützt und von den Menschen im Alltag gern genutzt wird.
Kurzcheck vor der Softwareentscheidung
Sind Ziele und Erfolgskriterien klar formuliert?
Wurden Fachpersonen aus dem Arbeitsalltag einbezogen?
Wurden reale Abläufe statt nur Funktionen demonstriert?
Sind Datenschutz, Berechtigungen und Datenstandort geklärt?
Sind Migration, Schnittstellen und Zuständigkeiten konkret beschrieben?
Sind alle einmaligen und laufenden Kosten berücksichtigt?
Gibt es einen realistischen Plan für Einführung, Schulung und Weiterentwicklung?
Eine gute Auswahl beginnt mit guten Fragen
Softwarewahl muss kein technischer Hindernislauf sein. Wenn du vom Arbeitsalltag ausgehst, Prioritäten offenlegst und die betroffenen Menschen beteiligst, entsteht eine belastbare Grundlage für die Entscheidung. So wird die neue Lösung nicht einfach eingeführt, sondern zu einem Werkzeug, das eure Institution langfristig unterstützt.
Für die erste Marktsondierung findest du in unserem Überblick zur Fallführungssoftware in der Schweiz zehn unterschiedliche Angebote und ihre Schwerpunkte.
Du möchtest eure Anforderungen einordnen oder Lua anhand eurer Abläufe kennenlernen? Wir nehmen uns gern Zeit für ein persönliches Gespräch.
