Fallführungssoftware soll Fachpersonen entlasten, Informationen verlässlich zusammenführen und eine nachvollziehbare Dokumentation ermöglichen. Wer in der Schweiz nach einer passenden Lösung sucht, trifft jedoch auf sehr unterschiedliche Angebote: vom schlanken digitalen Falldossier bis zur umfassenden Branchenlösung mit Planung, Fakturierung und Personaladministration.
Dieser Überblick hilft dir, den Markt grob einzuordnen und eine sinnvolle Vorauswahl zu treffen. Er ersetzt keine individuelle Evaluation, zeigt aber, welche Anbieter für unterschiedliche Ausgangslagen einen genaueren Blick wert sein können.
Transparenzhinweis: Dieser Beitrag erscheint im Blog von Lua, das selbst Fallführungssoftware für soziale Institutionen entwickelt. Lua wird deshalb neben anderen Angeboten aufgeführt. Die Übersicht ist nicht vollständig und stellt kein Ranking dar. Die Beschreibungen basieren auf öffentlich zugänglichen Herstellerangaben mit Stand September 2026. Funktionen, Konditionen und Verfügbarkeit sollten direkt beim jeweiligen Anbieter geprüft werden.
Was bedeutet Fallführungssoftware in der Sozialen Arbeit?
Der Begriff wird nicht überall gleich verwendet. Im Kern unterstützt Fallführungssoftware die strukturierte Arbeit mit Klient:innen, Fällen oder Dossiers. Dazu gehören häufig Stammdaten, Kontakte, Journal- und Verlaufsnotizen, Ziele, Aufgaben, Termine, Dokumente, Berichte und Auswertungen.
Je nach Arbeitsfeld kommen weitere Anforderungen hinzu:
Sozialpädagogische Institutionen benötigen beispielsweise Übergaben, Präsenzen, Förderplanung oder Angebotsstrukturen.
Beratungsstellen legen den Schwerpunkt häufig auf Gespräche, Falldokumentation, Aufgaben und Berichtswesen.
Kommunale Sozialdienste brauchen fachlich und rechtlich definierte Prozesse für wirtschaftliche Sozialhilfe, Kindes- und Erwachsenenschutz oder weitere gesetzliche Aufgaben.
Heime und grössere Trägerschaften möchten Fallführung teilweise mit Leistungserfassung, Fakturierung, Personaleinsatzplanung oder Finanzen verbinden.
Arbeitsintegrationsangebote benötigen zusätzlich Einsatzplätze, Kurse, Teilnehmendenadministration und Kontakte zu Zuweisenden.
Ein direkter Funktionsvergleich ohne diesen Kontext wäre irreführend. Die erste Frage lautet deshalb nicht «Welche Software kann am meisten?», sondern «Welche Lösung unterstützt unsere wichtigsten Abläufe am besten?»
Fallführungssoftware in der Schweiz: zehn Angebote
Die folgenden Kurzporträts folgen keiner Rangliste. Sie fassen die von den Anbietern veröffentlichten Schwerpunkte zusammen und sollen dir helfen, passende Kandidaten für eine vertiefte Evaluation zu erkennen.
AbaCare von Abacus
Abacus beschreibt AbaCare als integrierte Gesamtlösung für Heime und soziale Institutionen. Neben Klientenverwaltung und Leistungserfassung stehen Fakturierung, Auswertungen, Personaleinsatzplanung, Zeiterfassung und weitere betriebliche Funktionen im Vordergrund. Der Anbieter nennt unter anderem Schnittstellen zu MediData und SOMED sowie Möglichkeiten zur Anbindung weiterer Systeme.
Für die Vorauswahl interessant, wenn: deine Institution Klientenadministration, Abrechnung, Personal und Finanzen möglichst durchgängig in einer umfassenden Unternehmenslösung verbinden möchte.
AKTAS von Comitas
Comitas richtet AKTAS an kleine und mittelgrosse Sozialberatungsstellen, Stiftungen und Vereine – laut Anbieter typischerweise mit 1 bis 15 Mitarbeitenden. Die webbasierte SaaS-Lösung bündelt Falldossier, Dokumente, Aufgaben, Prozesse, Auswertungen und Abrechnung. Als Cloud-Standort kann gemäss Hersteller die Schweiz oder die EU gewählt werden.
Für die Vorauswahl interessant, wenn: eine kleinere ambulante Beratungsstelle eine schlanke Lösung mit kurzer Einführung und überschaubarem Projektumfang sucht.
Diartis
Das Diartis-Portfolio umfasst verschiedene Lösungen für den sozialen und gesetzlichen Bereich. Dazu zählen nach Angaben von Swiss Post Digital unter anderem KLIBnet, KiSS, KESBweb und aventis für gesetzliche Sozialhilfe, Sozialdienste und Behörden sowie weitere Case-Management-Lösungen für Arbeitsintegration und Teilhabe.
Für die Vorauswahl interessant, wenn: du eine spezialisierte Lösung für einen kommunalen oder kantonalen Auftrag, wirtschaftliche Sozialhilfe, Berufsbeistandschaften, KESB oder Arbeitsintegration evaluierst.
e-Case von Infogate
Infogate positioniert e-Case als Fallmanagement-Software für soziale Einrichtungen, Heime, Beratungsstellen, Arbeitsintegration, betriebliche Sozialberatung und weitere Organisationen. Die Lösung verbindet Falldaten, digitale Dossiers, Dokumentation, Aufgaben, Termine und Reporting. Zusatzmodule und Schnittstellen sollen unterschiedliche Arbeitsfelder und bestehende Systemlandschaften abdecken.
Für die Vorauswahl interessant, wenn: deine Organisation klassische Fallführung und Dokumentenmanagement modular für unterschiedliche soziale Angebote abbilden möchte.
Lua
Lua entwickelt eine webbasierte Plattform für soziale und sozialpädagogische Institutionen. Die Fallführung und Dokumentation in Lua verbindet Dossier, Journal, Ziele, Dokumente und Berichte. Weitere Bereiche unterstützen unter anderem Betreuung, Aufgaben, Termine, Präsenzen, Administration und Auswertungen. Organisationsstrukturen, Fachbegriffe, Felder und Berechtigungen lassen sich an unterschiedliche Angebote anpassen; Entwicklung und Hosting erfolgen in der Schweiz.
Für die Vorauswahl interessant, wenn: deine Institution Fallführung, Betreuungsalltag und Auswertungen auf einer modernen, anpassbaren Plattform zusammenführen möchte und dabei Wert auf persönliche Begleitung legt.
OpenDossier
OpenDossier richtet sich gemäss Anbieter an kleinere und mittlere soziale Institutionen sowie an Beratungsstellen, Vereine und Stiftungen. Die webbasierte Klienten- und Fallverwaltung lässt sich mit eigenen Begriffen, Datenfeldern und Wertelisten konfigurieren. Der Hersteller hebt eine kurze Einrichtung, die Integration mit Microsoft Office und ein Preismodell pro Benutzerkonto hervor.
Für die Vorauswahl interessant, wenn: eine kleinere oder mittlere Organisation eine flexible Falldokumentation mit transparent beschriebenem Lizenzmodell und vertrauter Office-Anbindung sucht.
socialweb
Die GLAUX GROUP beschreibt socialweb als modulare Branchensoftware für stationäre und ambulante Soziale Arbeit. Zu den veröffentlichten Modulen gehören unter anderem Journal, Aufgaben, Termine, Prozesse, Dateien, Pflege, Anwesenheiten, Planung, Zeiterfassung, Leistungen, Rechnungen und Dossiers. Der Anbieter nennt Schweizer Hosting, rollenbasierte Berechtigungen und zahlreiche mögliche Datenübertragungen zu Buchhaltungssystemen und Behörden.
Für die Vorauswahl interessant, wenn: eine Institution mit stationären oder ambulanten Angeboten neben Fallführung auch Planung, Leistungen, Arbeitszeit oder Rechnungsstellung modular abdecken möchte.
SocialOffice
SocialOffice ist eine browserbasierte, modular aufgebaute Business-Software für soziale Institutionen. Der Anbieter nennt eine Bibliothek mit mehr als 100 Modulen und Einsatzmöglichkeiten als Klienten-, Bewohner-, Teilnehmer- oder Fallverwaltung. Neben dem Betrieb in der SocialOffice-Cloud wird auch die Installation auf einem eigenen Server angeboten.
Für die Vorauswahl interessant, wenn: deine Organisation sehr individuelle Prozesse über ein breites Baukastensystem abbilden oder zwischen Cloud und eigenem Betrieb wählen möchte.
Tocco
Die Branchenlösung von Tocco verbindet Klientenverwaltung und Case Management mit Funktionen für Einsätze, Einsatzplätze, Kurse, Teilnehmende, Termine, Ressourcen und Bewerbervermittlung. Auf der Herstellerseite stehen insbesondere Arbeitsintegration, Bildungsangebote und die Zusammenarbeit mit zuweisenden Organisationen im Fokus. Tocco nennt ausserdem Schweizer Datenhaltung und Anbindungen an Drittsysteme.
Für die Vorauswahl interessant, wenn: Fallführung eng mit Arbeitsintegration, Kursadministration, Einsatzplätzen oder Teilnehmendenmanagement verbunden ist.
Tutoris von Infogate
Infogate richtet Tutoris an Gemeinden, Städte, Sozialdienste und Organisationen mit öffentlichem Auftrag. Die Lösung deckt laut Hersteller Partner- und Dossierverwaltung, digitale Dokumente, Aufgaben, Buchhaltung, Administration und Reporting ab. Mit Tutoris.Web wird das Angebot als webbasierte Weiterentwicklung positioniert.
Für die Vorauswahl interessant, wenn: ein öffentlicher Sozialdienst eine etablierte Schweizer Lösung für Fallführung und die dazugehörigen administrativen Prozesse sucht.
Welche Anbieter passen zu welchem Ausgangspunkt?
Eine erste Orientierung lässt sich aus Auftrag und Organisationsform ableiten. Sie ist bewusst vereinfacht und sollte nicht als abschliessende Empfehlung verstanden werden:
Kleine ambulante Beratungsstelle: AKTAS und OpenDossier werben ausdrücklich mit einem schlanken Einstieg für kleinere Organisationen.
Sozialpädagogische oder soziale Institution mit mehreren Angeboten: Lua, e-Case, socialweb und SocialOffice decken gemäss ihren Produktbeschreibungen unterschiedliche fachliche Strukturen modular oder konfigurierbar ab.
Gemeinde, Stadt oder gesetzlicher Sozialdienst: Diartis und Tutoris weisen einen klaren Schwerpunkt auf öffentliche und gesetzliche Aufgaben aus.
Heim oder Trägerschaft mit integrierten Betriebsprozessen: AbaCare verbindet Klientenprozesse besonders eng mit Abrechnung, Personal und Finanzen; auch socialweb und SocialOffice bieten breite Zusatzmodule.
Arbeitsintegration und Bildungsangebote: Tocco betont Einsatzplätze, Kurse und Teilnehmendenverwaltung; auch e-Case, socialweb und Lösungen von Diartis nennen Arbeitsintegration als Einsatzfeld.
Die Zuordnung zeigt vor allem, bei welchen Anbietern sich eine vertiefte Prüfung lohnen kann. Ob eine Lösung tatsächlich passt, entscheidet sich an euren konkreten Abläufen, Schnittstellen, Schutzanforderungen und Ressourcen.
Acht Kriterien für einen fairen Vergleich
1. Fachliche Passung
Kann die Lösung eure wichtigsten Fälle, Angebote, Ziele, Berichte und Verantwortlichkeiten verständlich abbilden? Prüfe häufige Abläufe ebenso wie kritische Ausnahmen.
2. Benutzerfreundlichkeit
Wie schnell finden Fachpersonen die benötigten Informationen? Lassen sich häufige Einträge mit wenigen Schritten erfassen? Funktioniert die Anwendung auf den Geräten, die im Alltag tatsächlich verwendet werden?
3. Konfiguration und Weiterentwicklung
Welche Begriffe, Felder, Rollen, Vorlagen und Prozesse kann die Institution selbst anpassen? Wo braucht es den Anbieter oder eine kostenpflichtige Entwicklung? Und bleiben individuelle Konfigurationen bei Updates erhalten?
4. Berichte und Auswertungen
Können Fachpersonen Verlaufs- oder Standortberichte aus vorhandenen Informationen vorbereiten? Erhalten Leitung und Auftraggebende die benötigten Kennzahlen, ohne zusätzliche Schattenlisten führen zu müssen?
5. Schnittstellen und Datenmigration
Welche Daten müssen mit Finanzen, HR, Behördenportalen, Terminplanung oder anderen Fachsystemen ausgetauscht werden? Lass dir konkrete Datenflüsse zeigen und kläre früh, wie bestehende Dossiers übernommen werden.
6. Datenschutz und Sicherheit
Wo werden Daten gespeichert und verarbeitet? Wie funktionieren Rollen, Berechtigungen, Protokollierung, Datensicherung, Löschung und der Umgang mit Sicherheitsvorfällen? Verlange nachvollziehbare Antworten und passende Vertragsunterlagen statt allgemeiner Versprechen.
7. Einführung und Support
Wer begleitet Prozessklärung, Konfiguration, Migration und Schulung? Wie erreichbar ist der Support nach dem Start? Bitte um Referenzen von Institutionen mit ähnlichem Auftrag und vergleichbarer Grösse.
8. Gesamtkosten und Vertragsbedingungen
Vergleiche nicht nur die Lizenz. Berücksichtige Einführung, Datenübernahme, Schnittstellen, Konfiguration, Schulung, Support, Updates und internen Projektaufwand. Kläre ebenso Vertragsdauer, Preisänderungen sowie den Export der eigenen Daten bei einem späteren Wechsel.
So entsteht aus dem Marktüberblick eine gute Shortlist
Ziele klären: Formuliere drei bis fünf konkrete Verbesserungen, die mit der neuen Fallführungssoftware erreicht werden sollen.
Muss-Kriterien begrenzen: Halte nur fachlich, organisatorisch oder rechtlich unverzichtbare Punkte als Ausschlusskriterien fest.
Drei bis vier Anbieter auswählen: Nimm Lösungen mit unterschiedlichem Ansatz auf, damit die Organisation echte Alternativen kennenlernt.
Demos mit denselben Szenarien durchführen: Lass jeden Anbieter typische Abläufe aus eurem Alltag vollständig zeigen.
Ergebnisse gemeinsam bewerten: Verbinde eine gewichtete Bewertung mit Rückmeldungen der späteren Nutzenden und einer realistischen Kostenbetrachtung.
Eine detaillierte Schritt-für-Schritt-Vorbereitung findest du in unserem Leitfaden zur Softwarewahl für soziale Institutionen.
Fragen für die Anbieter-Demo
Wie wird ein neuer Fall eröffnet, bearbeitet und abgeschlossen?
Wie dokumentiert eine Fachperson einen Verlauf und erstellt daraus einen Bericht?
Wie werden Stellvertretungen, Teamwechsel und besonders schützenswerte Einträge geregelt?
Welche Anpassungen kann unsere Institution selbst vornehmen?
Wie sieht eine typische Datenmigration aus und wer bereinigt die Daten?
Welche benötigten Schnittstellen existieren bereits und was kostet ihre Einrichtung?
Wo liegen unsere Daten und welche Unterauftragnehmenden sind beteiligt?
Welche einmaligen und laufenden Kosten entstehen über die nächsten Jahre?
Wie erhalten wir unsere Daten vollständig zurück, wenn wir die Lösung später wechseln?
Ein guter Anbieter zeigt nicht nur Funktionen. Er versteht euren Auftrag, spricht offen über Grenzen und macht Einführung, Kosten und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar.
Der passende Anbieter ergibt sich aus eurem Alltag
Der Schweizer Markt bietet Lösungen für sehr unterschiedliche Bereiche der Sozialen Arbeit. Das ist eine Stärke, macht den Vergleich aber anspruchsvoll. Eine kommunale Sozialhilfe, eine kleine Beratungsstelle und eine sozialpädagogische Trägerschaft brauchen nicht dieselbe Software – auch wenn alle von Fallführung sprechen.
Nutze Anbieterübersichten deshalb als Ausgangspunkt, nicht als fertige Rangliste. Eine gute Entscheidung entsteht, wenn fachliche Abläufe, Datenschutz, bestehende Systeme und die Menschen im Arbeitsalltag gemeinsam betrachtet werden. Dabei hilft auch unser Beitrag zur Strukturierung der Softwarelandschaft.
Du möchtest Lua mit deinen Anforderungen vergleichen? Wir zeigen dir die Plattform gern anhand eines konkreten Ablaufs aus deiner Institution – offen, persönlich und ohne Verkaufspräsentation von der Stange.
